A gestão de contratos não se refere apenas ao arquivamento e inventário destes no ambiente físico ou virtual de guarda.
A gestão, além disso, acompanha o ciclo de vida do documento, desde a sua fase inicial, passando pelo cumprimento, podendo chegar até o momento do término ou renovação.
Inclusive, por vezes, o término do contrato ainda estará acompanhado do prosseguimento de deveres entre as partes, como o sigilo de informações.
Nesse sentido, são diversos os fatores que determinam a saúde financeira e operacional de uma empresa, como o fluxo de trabalho, controle patrimonial, lucratividade sobre as vendas ou serviços e margem de custos. E aí você me pergunta: o que isso tem a ver com a gestão?
Imagina só: sem um controle dos contratos em (1)tratativa, (2)em execução, (3)finalizados ou em (4)fase de renovação a empresa poderá se deparar com um grande sufoco: seja pelo esquecimento de renovar no prazo datado, o que lhe ocasionará falta de estoque; seja a execução de serviço ineficiente ou desnecessário; seja o pagamento fora do prazo, acarretando acréscimos indesejados; seja na perda de benefícios estratégicos e inúmeras outras possibilidades.
O que costuma ocorrer quando não se tem o controle contratual?
- Desperdício operacional da empresa;
- Relações que se iniciam sem a devida formalização dos deveres e obrigações;
- Inércia quanto à necessidade de alterações e adaptações contratuais por meio de aditivos e aditamentos;
- Descumprimento de prazos;
- Descumprimento de obrigações – o que pode acarretar na alteração do objeto do contrato tacitamente.
Dessa forma, uma eficiente gestão do ciclo de vida do contrato ajuda a reduzir os riscos e diminuir os custos – técnicos, operacionais, administrativos e financeiros.
Quer saber mais sobre o assunto? Publiquei no Youtube o primeiro vídeo, falando 05 dicas sobre a Gestão dos contratos, confira:
